L’association Promotion Santé Île-de-France (ex PromoSanté Île-de-France) a été créée en décembre 2016, suite à un appel à projets de l’Agence Régionale de Santé Ile-de-France (ARS IDF). L’association poursuit quatre missions :
- Favoriser le transfert de connaissances,
- Élaborer des ressources pour et avec les acteurs de la promotion de la santé,
- Être en appui aux politiques régionales de santé,
- Contribuer à révéler les enjeux de la promotion de la santé pour l’Île-de-France.
Depuis sa création, Promotion Santé IDF a décliné progressivement ses missions autour de deux grands pôles d’activités, complémentaires et synergiques et d’une troisième activité portée par l’université Sorbonne Paris Nord pour permettre la montée en compétence des acteurs et le développement d’une culture commune en promotion de la santé :
- L’accès à des ressources en promotion de la santé et la production de contenus numériques à travers son site www.promotion-sante-idf.fr ;
- L’accompagnement des référents en promotion de la santé et la montée en compétence des acteurs de la promotion de la santé en développant des environnements capacitants le permettant ;
- Le développement d’une offre de formation qualifiante en promotion de la santé sous l’égide de l’Université Sorbonne Paris Nord avec le Laboratoire Éducations et Promotion de la Santé (LEPS).
D’autres missions sont en cours de développement (webinaires, rencontres d’acteurs, etc.)
Description du poste
Promotion Santé Île-de-France recherche un(e) assistant(e) de direction à temps plein en CDI (non cadre), à partir du 6 octobre 2025.
Activités principales
Sous la responsabilité hiérarchique de la direction de Promotion Santé Île-de-France, en lien avec les différentes responsables de projet de l’équipe et la responsable de la communication numérique, les missions de l’assistant(e) de direction sont organisées autour de 3 pôles d’activités.
Suivi financier et administratif (2 jours par semaine)
- Assurer la gestion administrative et financière de l’association (devis, paiement des factures, édition de factures, transmission des pièces comptables au cabinet d’experts, classement des factures, suivi avec la banque, rédaction des courriers, etc).
- Assurer le suivi des congés des membres de l’équipe et des tickets restaurants en lien avec le cabinet en charge des ressources humaines pour l’association.
- Assurer le suivi de la sécurité du bâtiment et des contrôles nécessaires (extincteurs, vérification électrique, etc.) avec les prestataires dédiés.
- Assurer le suivi des commandes de fournitures et le suivi des besoins de l’équipe en matériel
- Gérer le suivi de certains prestataires externes (informatique, téléphonie et copieur, contrat d’assurances, gestionnaire des locaux, nettoyage, etc.).
Site internet (2 jours par semaine)
Hebdomadaire :
- Vérification et publication des pages Docs (et Sites utiles) rédigées par la documentaliste
- Alimenter les contenus « portail » du site à partir de la veille hebdomadaire de la documentaliste : agenda, appels à projets, outils d’animation, formations (champs à remplir)
- Réaliser des recherches complémentaires pour les Formations et les outils d’animation dans quelques sites ressources de référence
- Contrôle et correction des liens brisés
Mensuel :
- Récolter et mettre en forme les statistiques pour le site (outil Matomo), la lettre d’info (outil Campaign Monitor) et des médias sociaux (LinkedIn et YouTube)
1-2 fois par an :
- Mettre à jour l’annuaire des formations : recherche des nouvelles formations, suppression des formations obsolètes, statistiques
- Nettoyer les bases de données Images et Agenda
- Récolter et mettre en forme les statistiques pour le rapport d’activités : agrégation des statistiques mensuelles (Site, newsletter et réseaux sociaux) + statistiques annuelles pour les bases Formations, Agenda, AAP, Outils d’animation
Réseau d’appui des coordinateurs territoriaux ASV, CLS et CLSM (Resoco) (1 jour par semaine)
- Assurer la gestion administrative des ateliers : suivi des inscriptions, réservation de salles, préparation des formulaires d’inscription, des Google Sheet, des feuilles d’émargement, des attestations de présence, des questionnaires de fin d’ateliers et des rapports d’évaluation de fin d’ateliers
- Alimenter, mettre à jour les outils de pilotage et recueil des données : tableaux « liste des coordonnées et ateliers », « récap lien », « liste contacts » en lien avec le tableau « temps forts » de l’activité pour les 2 comités de suivi (juin et décembre), le rapport d’activité (mars) et le bilan de la PRIF (février)
- Mettre en forme et en ligne le questionnaire annuel d’évaluation
- Mettre en forme des documents qui seront utilisés dans le cadre des ateliers et/ou remis aux participants
- Assurer le suivi administratif des coordinateurs inscrits au Pacte CLS en lien avec l’EHESP
Autres travaux de Promotion Santé IDF
- Participer aux réunions d’équipe et à la vie associative de Promotion Santé IDF
- Relire les productions de l’association
Profil recherché
Une formation de niveau Bac+2 en assistanat de direction ou office manger ou une équivalence en termes d’expérience d’au moins 3 ans dans un poste similaire.
Compétences « cœur de métiers » recherchées :
- Bonne maîtrise des outils informatiques et de bureautiques
- Maîtrise des techniques de recherche d’information sur Internet
- Compétences organisationnelles et relationnelles avérées
- Connaissances des environnements web (CMS, back office) et des outils statistiques de gestion des sites seraient un plus
Compétences transversales recherchées :
- Communiquer dans un environnement professionnel (qualités relationnelles, aptitudes rédactionnelles)
- Savoir travailler de manière collaborative et de façon concertée, esprit d’équipe
- Faire preuve d’autonomie dans l’organisation et la priorisation de son activité professionnelle
- S’adapter à la structure et à son environnement (valeurs et usages de l’association, adapter sa posture aux interlocuteurs et aux situations, savoir se positionner dans un environnement complexe)
Modalités
Poste basé au 34 rue Villiers de l’Isle Adam, 75020 Paris
Poste non cadre en CDI, 35 heures par semaine
2 journées de télétravail par semaine possible
Mutuelle
Tickets restaurant
Pass Navigo 50%
Contact
CV + lettre de motivation à adresser à :
Delphine Doré-Pautonnier, directrice, par mail : d.dore-pautonnier@psante-idf.fr
La sélection des candidatures se fera du 27 au 29 août et les entretiens entre le 1er et le 3 septembre.