Les relations avec les financeurs

Durant la phase de réalisation du projet

Durant la phase de réalisation du projet, il est nécessaire d’informer et négocier avec les financeurs de tout ajustement majeur du projet ou toute dépense qui pourrait s’avérer supérieure à celles prévues.
Un suivi régulier des dépenses est à prévoir

A l'issue de la période d'activité du projet

A l’issue de la période d’activité du projet (dates intégrées dans le dossier de demande de subvention), plusieurs cas de figure se présentent :

Le projet s’est déroulé comme prévu, les sommes dépensées correspondent à celles demandées et allouées. Le rapport financier, ou compte de résultats, est à compléter et à remettre aux financeurs dans les délais impartis (de préférence pour fin mars, une tolérance existe parfois pour fin mai).

Le projet a été ajusté de manière mineure au cours de l’année, les sommes dépensées correspondent à celles allouées. Le rapport financier est à compléter et à remettre aux financeurs dans les délais impartis.

Le projet a été ajusté de manière importante et les modifications ont été préalablement négociées avec les financeurs, et,

• Les sommes dépensées correspondent à celles allouées. Le rapport financier est à compléter et à remettre aux financeurs dans les délais impartis.
• Les sommes dépensées sont inférieures à celles allouées les informations propres à la gestion des fonds dédiés.

Le projet n’a été réalisé que partiellement sans information préalable des financeurs des difficultés autour de sa mise en œuvre. En négociation avec les financeurs, il peut être décidé :

• En cas de projet pluriannuel, une réduction de la somme à verser sur l’année suivante.
• Un non-versement du solde.
• Un report de subvention (Fonds dédiés).
• Un remboursement du montant restant.

Le projet a entraîné des dépenses supérieures à celles allouées sans négociations préalables avec les financeurs. Il convient d’en informer les financeurs le plus tôt possible ; s’il reste des crédits en cours d’année, une négociation peut être envisagée. En l’absence de négociation, ou en cas de refus des financeurs, les dépenses non financées sont à la charge de la structure porteuse du projet.

En cas de difficultés dans la mise en œuvre du projet ou d’évolution du projet, contacter les financeurs.

Les fonds dédiés

Les fonds dédiés concernent uniquement les budgets associatifs.
Ils sont des financements perçus par l'association et affectés à un projet précis.
Leur comptabilisation est obligatoire à la clôture de l'exercice lorsque le projet n'est pas terminé et que tous les fonds (ou l'argent affecté au projet) n'ont pas été utilisés. La part de financement non utilisée sera calculée au prorata du taux de réalisation du projet, en revanche, la somme ne peut être utilisée pour des salaires. C’est au comptable de l’association de gérer cette partie.

La gestion des fonds dédiés

En cas de fonds dédiés, deux possibilités existent :
Remboursement au financeur des sommes non utilisées, ou
Utilisation des fonds N+1 pour terminer le projet après accord du financeur

Compabilisation des fonds dédiés 

Comptabilisation année N : bilan/compte de résultat
Exemple :
Subvention Année N : 50 000 €
Au 31 décembre de l'année N, la réalisation du projet est à 4/5ème
La subvention non utilisée s'élève à 10 000€, qui après négociation avec le comptable de l'association et les financeurs pourra faire l'objet de fonds dédiés pour l'année N + 1.